Senin, 20 April 2009

Jangan abaikan Orentation Program


Selama ini orientation program kerap diabaikan ketika kita menghire karyawan. Padahal, tanpa kita disadari orientation program merupakan faktor kunci untuk membuat karyawan cepat engage dengan organisasi yang berujung ke kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Itulah kesimpulan yang dapat ditarik dari sebuah hasil studi yang dilakukan oleh Watson Wyatt Worldwide, perusahaan global yang bergerak di bidang jasa konsultasi, dan dilansir awal tahun 2007 lalu. Menurut pakar organizational effectiveness Wattson Wyatt, Ilene Gochman, seringkali perusahaan tidak memandang proses hiring dan orientation program sebagai kesempatan utama untuk memperkuat corporate goals dan memotivasi karyawannya.
“Untuk performa jangka panjang perusahaan, beberapa hal kecil sebenarnya lebih penting ketimbang kita harus memilih karyawan yang benar dan memastikan mereka dipandang layak. Oleh karena itu, pengusaha harusnya melihat proses rekrutmen dan orientation program sebagai sebuah kesempatan, bukan beban. Menyiapkan karyawan untuk menjalani peran baru mereka dan berkomunikasi tentang bagaimana mereka dapat menolong perusahaan untuk mencapai goalnya dapat menjadi awal untuk mencapai kesuksesan”, urai Gochman.
Dalam review hasil studi yang dilakukan terhadap praktisi human resources di 50 eprusahaan besar di Amerika Serikat, Watson Wyatt secara perbedaan yang signifikan financial performance dan employee engagement antara perusahaan yang fokus dalam detail pelaksanaan hiring, orientation program dan perusahaan yang mengabaikannya.
Sebagai contoh, 65% perusahaan yang karyawannya memiliki tingkat engagement yang tinggi ternyata menyediakan training untuk para manajernya dan menghabiskan waktu lebih lama untuk training dan menyiapkan pekerjanya sebelum menjalani pekerjaan barunya-rata-rata 35 minggu. Sedangkan 33% perusahaan yang karyawannya memiliki tingkat engagement yang rendah tidak melakukan training untuk para manajer seperti disebut di atas dan hanya menghabiskan waktu 15 minggu dalam menyiapkan pekerjaannya.
Studi lain yang dilakukan Watson Wyatt juga menunjukkan bahwa dalam membangun engagement di kalangan karyawan dan menetapkan proses rekrutmen yang efisien ternyata memiliki kaitan erat dengan financial performance. Dalam survey yang melibatkan 12.000 pekerja Amerika Serikat dari semua level dan sektor tersebut menunjukkan financial performance dari organisasi terkait dengan employee engagement.
“Mengimplementasikan proses rekrutmen dengan tepat guna dan orientation program pada umumnya sangat efektif dari segi biaya. Dan tidaklah terlalu sulit untuk membuat perubahan di area ini. Kebutuhan utamanya fokus dalam meningkatkan komunikasi, baik dari manajer yang meng-hire dan juga para karyawan baru tersebut”, tambah Gochman.
Teknik yang sederhana namun penting dalam men-drive worker engagement adalah dengan menjelaskan kepada mereka kenapa kita mempekerjakan mereka. “Sharing dengan karyawan baru merupakan cara yang mudah dan berarti dalam memulai hubungan yang produktif. Ini dapat memberikan keterikatan antara karyawan baru dan perusahaan serta memberikan pemahaman tentang bagaimana skill mereka dapat digunakan untuk menunjang produktivitas”, lanjutnya.
Orientasi: Sebuah Program yang EfektifDalam konteks sebagai sebuah proses sosialisasi yang luas, orientation program sebenarnya merupakan program pelatihan yang dilakukan ketika pekerja memulai melakukan pekerjaannya yang di tempat yang baru. Tujuan dilakukan orientation program adalah menyiapkan para pekerja agar bisa menjalankan pekerjaannya dengan efektif dan mempelajari bagaimana work relationship yang terjadi di organisasi tersebut. Sebuah orientation program yang sukses adalah yang dapat membantu mengurangi dampak akibat amsuknya hal-hal yang mungkin terjadi akibat masuknya para karyawan baru dan juga yang dapat memfasilistasi proses sosialisasi.
Menurut survey yang dilansir Society for Human Resources Magazine (SHRM) tahun 2006, dari 83% perusahaan melaporkan tentang bagaimana mereka menjalankan sebuah orientation program bagi karyawan, format yang paling banyak digunakan adalah melalui group-based dan individual session. Sedangkan 11% perusahaan menggunakan format computer-based dalam menjalankan orientation program mereka.
Selain orientation program, kita juga mengenal istilah onboarding program, yaitu proses orientasi yang ditujukan untuk para manajer baru. Sama halnya dengan orientation, onboarding program juga merupakan proses yang melibatkan manajer-manajer baru untuk memperkenalkan mereka ke dalam pekerjaan dimana mereka akan melakukan kegiatan supervising, disamping membantu memberikan pemahaman terhadap budaya perusahaan dan operasionalisasi yang terjadi disana. Di bandingkan tahun 2004, 34% HR professional mengindikasikan bahwa invesatsi yang mereka tanam pada tahun 2005 meningkat.
Seringkali sebuah onboarding atau orientation program melibatkan informasi yang faktual menyangkut gaji dan benefit, meninjau aturan dan kebijakan perusahaan, dan bagaimana menyelesaikan paperwork. Selain itu hal lain yang biasa masuk ke dalam program tersebut adalah mempresentasikan buku pedoman karyawan kepada pendatang baru dan melakukan tur singkat ke seluruh kantor.
Sementara prosedur-prosedur ini penting dengan maksud memberikan pengetahuan dasar mengenai organisasi, sebuah onboarding program yang efektif harus secara aktif melibatkan karyawan baru dan mendorong mereka untuk bertanya. Tiap individu yang terlibat memiliki peran masing-masing dalam onboarding process. Karena seorang manajer dan rekan yang baik tentunya dapat membantu pendatang baru mempelajari pekerjaan mereka. Akhirnya, kondisi dan kualitas hubungan antara karyawan dengan manajer mereka dapat membantu proses sosialisasi secara signifikan.
Ketika merencanakan detail mengenai orientation program, praktisi HR hendaknya terlebih dahulu men-set objektif dari program tersebut. SHRM mencontohkan Corning Inc., sebuah perusahaan raksasa yang mempunyai beberapa objektif untuk meningkatkan produktifitas. Hal itu bertujuan untuk mengurangi turnover karyawan dalam tiga tahun pertama masa kerja mereka dan memperpendek ‘learning curve’ karyawan-karyawan baru sebesar 17%.
Program itu juga didesain untuk membantu perkembangan pemahaman secara seragam dari karyawan mengenai perusahaan dan bagaimana membangun sikap positif dalam perusahaan. Ketika hal ini dilaksanakan, turnover para pendatang baru menurun sampai 69% setelah dua tahun. Contoh yang terjadi di Corning menggambarkan kepada kita bahwa men-setting objectives untuk memfokuskan dalam mewujudkan goals perusahaan dapat dikembangkan melalui orientation program yang berhasil.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar